Lieferant hinzufügen

TIP

Ein neuer Lieferant ist wie ein neuer Geschäftspartner - Sie möchten alle wichtigen Informationen strukturiert erfassen, bevor die erste Bestellung rausgeht. Dieser Assistent führt Sie durch alle notwendigen Schritte.

Bevor Sie das erste Mal bei einem Lieferanten bestellen, sollten alle Grunddaten stimmen. Von der Adresse über die Zahlungsbedingungen bis zu speziellen Konditionen - hier legen Sie alles fest, was für eine reibungslose Geschäftsbeziehung wichtig ist.

Schritt 1: Lieferantenadresse

Abbildung 1: Die Adressdaten sind das Fundament.

Lieferantennummer

Wie bei Kunden auch, braucht jeder Lieferant eine eindeutige Nummer. Diese können Sie automatisch generieren lassen oder nach Ihrem System vergeben - wichtig ist nur, dass jede Nummer nur einmal existiert.

Adresse intelligent eingeben

Die "Adresse Suchen" Funktion ist ein echter Zeitsparer. Geben Sie Postleitzahl oder Firmenname ein, und das System schlägt passende Adressen vor. Das reduziert Tippfehler und beschleunigt die Eingabe erheblich.

Die wichtigsten Adressfelder

Anrede und Name

Die Anrede ist wichtiger, als Sie vielleicht denken - sie bestimmt, wie später alle Schreiben formuliert werden. Bei Firmen wählen Sie "Firma", bei Einzelpersonen entsprechend "Herr" oder "Frau". Der Name ist das, was auf allen Dokumenten erscheint - also die offizielle Firmenbezeichnung verwenden.

Adresse korrekt erfassen

Straße und Hausnummer werden getrennt eingegeben - das erleichtert später die Weiterverarbeitung. Bei der Postleitzahl passiert oft automatisch etwas Praktisches: Der Ort wird vorgeschlagen. Das System kennt die meisten PLZ-Ort-Kombinationen und hilft so bei der fehlerfreien Eingabe.

• Geografie: Basis für regionale Auswertungen
• Versand: Ermittlung von Versandkosten und -zeiten

Land

• Standard: Meist auf Heimatland voreingestellt
• Auswirkungen: Beeinflusst Währung, Steuern und Zahlungsarten
• Compliance: Relevant für Import/Export-Bestimmungen
• Lokalisierung: Anpassung der Geschäftsprozesse an Landesrecht

Sprache

• Kommunikation: Bestimmt die Sprache der Geschäftsdokumente
• Automatik: Wird oft automatisch aus dem Land abgeleitet
• Mehrsprachigkeit: Unterstützung verschiedener Kommunikationssprachen
• Dokumentation: Beeinflusst Berichte und Auswertungen

Schritt 2: Allgemeine Daten

Abbildung 2: Erfassung der Branche, Gruppierung und Statusdaten.

Kategorisierung

Branche

• Zweck: Klassifizierung nach Wirtschaftszweigen
• Verwendung: Basis für branchenspezifische Auswertungen
• Optionen: Standardbrachen wie Handel, Dienstleistung, Produktion
• Statistik: Ermöglicht Lieferantenanalysen nach Branchen
• Compliance: Relevant für branchenspezifische Vorschriften

Lieferantengruppe

• Funktion: Logische Gruppierung ähnlicher Lieferanten
• Verwendung: Basis für Gruppenkonditionen und -auswertungen
• Hierarchie: Ermöglicht mehrstufige Gruppierungen
• Automatik: Kann Standardwerte für neue Lieferanten setzen
• Reporting: Grundlage für Gruppenbezogene Berichte

Status und Verwaltung

Lieferantenstatus

• Neuer Lieferant: Erstmalige Erfassung ohne Geschäftstätigkeit
• Aktiv: Regulärer Geschäftspartner mit laufenden Transaktionen
• Inaktiv: Temporär nicht aktiver Lieferant
• Gesperrt: Lieferant mit Geschäftsbeschränkungen
• Auswirkungen: Steuert verfügbare Funktionen und Prozesse

Bestellart

• Bestellung mit Wareneingang: Standard-Bestellprozess mit physischer Lieferung
• Bestellung ohne Wareneingang: Für Dienstleistungen oder digitale Produkte
• Automatik: Beeinflusst die verfügbaren Bestellprozesse
• Workflow: Bestimmt die nachgelagerten Prozessschritte
• Kontrolle: Basis für unterschiedliche Freigabeverfahren

Versandart

• Spedition: Für große oder schwere Waren
• Paketdienst: Standard für kleinere Sendungen
• Selbstabholung: Bei lokalen Lieferanten
• Digital: Für Software oder digitale Produkte
• Kostenberechnung: Beeinflusst die Versandkostenkalkulation

Mandant

• Zuordnung: Bestimmt die organisatorische Zugehörigkeit
• Mehrmandantenfähigkeit: Ermöglicht getrennte Verwaltung
• Berechtigungen: Steuert Zugriffsmöglichkeiten
• Buchhaltung: Relevant für mandantenspezifische Auswertungen
• Compliance: Wichtig für konzernweite Strukturen

Schritt 3: Zahlungs- & Lieferbedingungen

Abbildung 3: Konfiguration der Finanzparameter und Zahlungskonditionen.

Finanzparameter

Zahlungsbedingung

• Bedeutung: Definiert Fristen und Konditionen für Rechnungsbegleichung
• Optionen: Sofort fällig, 30 Tage netto, mit Skonto, etc.
• Automatik: Wird automatisch in Bestellungen übernommen
• Cashflow: Beeinflusst die Liquiditätsplanung
• Verhandlung: Basis für Konditionen-Gespräche

Zahlungsart

• Per Rechnung: Standard-Rechnungsstellung mit nachgelagerter Zahlung
• Vorkasse: Zahlung vor Lieferung für Risikominimierung
• Lastschrift: Automatischer Einzug bei regelmäßigen Lieferungen
• Kreditkarte: Für schnelle internationale Transaktionen
• Workflow: Bestimmt den Zahlungsabwicklungsprozess

Lieferbedingung

• DAP (Delivered at Place): Lieferung bis zum Bestimmungsort
• FCA (Free Carrier): Übergabe an ersten Frachtführer
• EXW (Ex Works): Abholung beim Lieferanten
• DDP (Delivered Duty Paid): Lieferung inklusive aller Abgaben
• Kostentragung: Bestimmt wer Transport- und Versicherungskosten trägt

Integration und Verknüpfungen

Verbindung zu anderen Modulen

Einkaufsmodul

• Automatische Übernahme der Lieferantendaten in Bestellungen
• Anwendung der konfigurierten Zahlungs- und Lieferbedingungen
• Abgleich mit hinterlegten Artikelpreisen und Konditionen

Warenwirtschaft

• Integration mit Wareneingangs- und Bestandsführung
• Berücksichtigung der Lieferbedingungen bei Transportplanung
• Automatische Statusaktualisierung bei Lieferungen

Finanzbuchhaltung

• Automatische Übernahme der Zahlungskonditionen
• Integration mit Kreditorenbuchhaltung
• Automatisierte Zahlungsläufe basierend auf Zahlungsarten

Berichtswesen

• Lieferantenbewertung nach Konditionen und Leistung
• Analyse der Zahlungsmoral und Liefertreue
• Kostentransparenz durch Konditionenvergleiche

Qualitätsmanagement

• Bewertung der Lieferantenqualität
• Dokumentation von Qualitätszertifizierungen
• Integration mit Wareneingangskontrollen
• Lieferantenbewertung und -entwicklung

Compliance und Rechtliches

• Berücksichtigung steuerlicher Bestimmungen je Land
• Dokumentation rechtlicher Anforderungen
• Integration mit Vertragsmanagement
• Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente

Der Lieferantenstamm bildet das Fundament für alle Einkaufsprozesse und gewährleistet eine strukturierte, rechtskonforme Abwicklung aller Geschäfte mit externen Partnern.